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GUÍA

Política de Privacidad

Última actualización: 15/09/2023

INTRODUCCIÓN

Tomando como referencia el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en donde tiene como objeto conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en las bases de datos y archivos, en el Artículo 20, encontramos una referencia a que todas las personas tenemos derecho a la información. Dando cumplimiento a lo anterior, se hace necesario establecer la conformación de una política consciente de la responsabilidad que le asiste en materia de Tratamiento y Protección de Datos Personales. La aplicación es de carácter obligatorio, para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento a los datos personales registrados en las diferentes bases de datos GERMISEMILLAS S.A.S., esto con el fin de proporcionar la línea base necesaria en aras de dar cumplimiento a las obligaciones legales en materia de protección de datos personales. GERMISEMILLAS S.A.S., informa por medio de la presente que: los datos personales que se obtengan en virtud de la operación en donde se celebren o se celebren con la Entidad, serán tratados conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas y decretos que tengan relación y regulen la materia. Para tales fines, se tendrá como domicilio de GERMISEMILLAS S.A.S., Km 16 Autopista Norte,  Vereda el Noral, Centro Industrial y Logístico Qbox, bodega 25 en el municipio de Copacabana – Antioquia – Colombia, identificado con el Número de Identificación Tributaria NIT 900.536.711-4. Línea fija (604) 444 95 28 de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. Celular: 322 591 58 84 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Correo electrónico: servicioalcliente@germisemillas.com

ALCANCE

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por la empresa Germisemillas S.A.S., considerado como responsable o encargado del tratamiento de los datos personales.
No obstante, cabe señalar que se debe brindar en primera instancia, la protección a los intereses y necesidades de los titulares de la información personal tratada por GERMISEMILLAS S.A.S; priorizar el cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, al igual que cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada. Todos los funcionarios, Contratistas y terceros que tengan relación con GERMISEMILLAS S.A.S., y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

DESTINATARIOS

Esta política está dirigida a toda la ciudadanía en general que tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los tratamientos y fines, sobre los que serán objeto de sus datos. Así como, los derechos que tienen como titulares y que en cualquier momento podrán ejercer ante GERMISEMILLAS S.A.S, cuando este tenga la responsabilidad del tratamiento de los mismos. La aplicación de esta política se encuentra encarada en todas las bases de datos, físicas, digitales e híbridas y que sean objeto de tratamiento por parte del GERMISEMILLAS S.A.S., considerando como responsable. Igualmente, en los casos que funcione como encargada del tratamiento de los datos personales. La presente política es de carácter obligatorio cumplimiento por todas las personas naturales y jurídicas responsables de la administración y gestión de bases de datos personales de GERMISEMILLAS S.A.S. en especial los responsables encargados de gestionar las bases de datos, en especial los grupos que atienden la gestión documental, atienden y dan respuesta a las peticiones quejas y reclamos, específicamente las que tengan relación con la Ley de protección de Datos Personales.

PRINCIPIOS RECTORES

En virtud de interpretación y aplicación jurídica, se aplicarán los siguientes principios:

Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: 

El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad:

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de Libertad:

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad:

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia:

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida:
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de Seguridad:

La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad:

Todos los funcionarios y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. GERMISEMILLAS S.A.S., se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para Las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. GERMISEMILLAS S.A.S., informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.

Principio de temporalidad:

Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

Interpretación integral de los derechos constitucionales:

Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.

Principio de Necesidad:

Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

CATEGORIZACIÓN DE LOS DATOS

5.1 Datos Sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.


5.1.1 Tratamiento De Datos Sensibles

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.


5.1.2 Autorización Especial De Datos Personales Sensibles

GERMISEMILLAS S.A.S., informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, en donde estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, GERMISEMILLAS S.A.S., implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios.


5.1.3 Derechos De Los Niños, Niñas Y Adolescentes

Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: • Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

GERMISEMILLAS S.A.S., utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia. 

En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. De igual manera el titular asiste los derechos que le otorga la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la información. 

El tratamiento que realizará GERMISEMILLAS SAS será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades: 

a. Registrar la información de datos personales en las bases de datos de GERMISEMILLAS SAS, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores sectoriales para la formulación de políticas en el sector ambiental.

b. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.

c. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas. 

d. Soportar procesos de auditoría externa e interna.

Así mismo, GERMISEMILLAS SAS suministrará los datos personales a terceros que le provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de: a. Brindar asistencia técnica. b. Manejar y administrar bases de datos. c. Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos. d. Dar respuestas a organismos de control. Cuando GERMISEMILLAS reciba información que le haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud o por las entidades territoriales certificadas.

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